Aktivitas ekspor merupakan peluang untuk memperluas pasar dan menjangkau market di luar negeri. Tapi, menjual produk ke pasar internasional butuh persiapan yang lebih terstruktur dan sistematis.

Bagi eksportir pemula, memahami setiap tahapan ekspor barang merupakan modal penting, agar setiap transaksi berjalan lancar dan minim kendala.

Sebab dalam pelaksanaannya, eksportir perlu memperhatikan berbagai hal, mulai dari mencari mitra dagang atau buyer, menyepakati harga dan spesifikasi produk, hingga menentukan moda transportasi yang sesuai.

Apalagi setiap produk bisa saja memiliki ketentuan berbeda, termasuk kewajiban perizinan, sertifikasi, dan pemeriksaan tertentu.

4 Tahapan Ekspor Barang yang Perlu Dipahami

Secara umum, proses ekspor terbagi menjadi empat tahapan utama. Urutan dan detailnya bisa berbeda, tergantung kesepakatan transaksi, metode pembayaran, serta karakteristik barang yang dikirim.

1. Sales Contract Process

Tahap pertama adalah proses kesepakatan jual beli antara eksportir dan importir. Biasanya, proses dimulai saat calon pembeli mengirimkan inquiry terkait informasi produk, seperti spesifikasi, kualitas, harga, hingga estimasi pengiriman.

Eksportir lalu memberikan penawaran atau offer sheet. Setelah kedua pihak sepakat, transaksi berlanjut dengan penyusunan kontrak penjualan atau sales contract.

2. L/C Opening Process

Jika transaksi menggunakan Letter of Credit (L/C), tahap berikutnya adalah pembukaan instrumen pembayaran tersebut melalui bank.

L/C merupakan komitmen bank untuk melakukan pembayaran kepada eksportir, jika dokumen yang diserahkan telah memenuhi persyaratan yang tercantum di dalamnya. Mekanisme ini penting untuk mengelola risiko pembayaran dalam perdagangan internasional.

Tapi perlu diingat, kalau L/C bukan metode pembayaran wajib untuk semua ekspor. Kedua pihak dapat menyepakati metode lain, seperti pembayaran di muka, open account, atau documentary collection, sesuai kebutuhan dan tingkat risiko transaksi.

3. Cargo Shipment Process

Setelah kesepakatan transaksi dan persiapan yang diperlukan selesai, lanjut ke tahap pengiriman barang atau cargo shipment process.

Di tahap ini, eksportir akan menyiapkan produk, memastikan kemasan sesuai kebutuhan pengangkutan, serta mengatur jadwal pengiriman.

Moda transportasi yang digunakan lewat laut atau udara, tergantung jenis barang, volume, tujuan, biaya, dan waktu pengiriman.

Selain itu, eksportir juga perlu menyiapkan dokumen kepabeanan, termasuk Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) sesuai ketentuan yang berlaku.

Setelah persyaratan kepabeanan terpenuhi dan barang sudah mendapat persetujuan ekspor, pengiriman dapat dilanjutkan sesuai jadwal.

4. Shipping Document Negotiation Process

Pada transaksi yang menggunakan L/C, tahap berikutnya adalah penyerahan dokumen kepada bank untuk diperiksa dan diproses sesuai ketentuan pembayaran.

Dokumen yang dibutuhkan diantaranya:

• Commercial invoice
• Packing list
• Dokumen pengangkutan
• Sertifikat asal barang atau Certificate of Origin, serta
• Sertifikat khusus jika diwajibkan oleh produsen, negara tujuan, atau L/C

Selanjutnya, Bank akan memeriksa kesesuaian dokumen terhadap persyaratan L/C. Jika dokumen sudah sesuai, pembayaran diproses berdasarkan mekanisme yang berlaku.

Untuk transaksi yang tidak menggunakan L/C, proses penagihan dan penyelesaian pembayaran mengikuti metode yang disepakati eksportir dan importir.

Dokumen yang Dibutuhkan untuk Ekspor Barang

Dokumen ekspor bisa berbeda tergantung jenis komoditas, negara tujuan, metode pembayaran, serta ketentuan pengangkut. Namun, beberapa dokumen yang umum dibutuhkan antara lain:

• Commercial Invoice: Berisi informasi penjualan, nilai transaksi, dan rincian barang
• Packing List: Informasi terkait jumlah, jenis, berat, serta kemasan barang
• Dokumen pengangkutan: Diantaranya Bill of Lading untuk pengiriman jalur laut dan Air Waybill untuk jalur udara
• Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB): Dokumen kepabeanan untuk pemberitahuan ekspor
• Certificate of Origin: Pembuktian asal barang jika dibutuhkan agar bisa mendapatkan fasilitas tarif tertentu
• Dokumen perizinan dan sertifikasi: Dibutuhkan untuk komoditas tertentu sesuai regulasi yang berlaku

Sebelum barang dikirim, pastikan seluruh dokumen telah dicek dan data di dalamnya konsisten, untuk membantu mencegah hambatan administrasi.

Tips agar Proses Ekspor Lebih Efisien

Agar kegiatan ekspor berjalan lebih terencana, Anda dapat menerapkan beberapa langkah berikut.

• Periksa regulasi negara tujuan. Pastikan barang dapat diimpor dan telah memenuhi persyaratan, termasuk ketentuan larangan dan pembatasan, standar produk, serta sertifikasi yang dibutuhkan.
• Siapkan dokumen sejak awal. Periksa kesesuaian nama barang, jumlah, berat, nilai transaksi, serta informasi pihak terkait.
• Pilih moda transportasi yang tepat. Pertimbangkan karakteristik barang, waktu pengiriman, biaya, serta kebutuhan penanganannya.
• Pertimbangkan asuransi kargo. Evaluasi kebutuhan perlindungan berdasarkan nilai barang, rute, moda transportasi, dan risiko yang ditanggung. Pastikan cakupan serta pengecualian polis dipahami sebelum pengiriman dilakukan.
• Gunakan mitra logistik yang sesuai. Mitra yang berpengalaman dapat membantu koordinasi pengangkutan, pengelolaan dokumen, hingga perencanaan distribusi yang sesuai.

Aktivitas Ekspor Lebih Efisien dengan Freight Forwarding SELOG

Perdagangan internasional butuh koordinasi yang baik antara eksportir, pengangkut, pihak kepabeanan, serta penerima barang.

Karena itu, menggunakan mitra logistik profesional dan berpengalaman, akan sangat membantu Anda mengelola setiap prosesnya lebih terencana.

Salah satu perusahaan logistik yang bisa jadi pilihan adalah SELOG,lini bisnis logistik dari PT Serasi Autoraya (SERA) yang juga bagian dari Grup Astra.

SELOG menyediakan layanan freight forwarding domestik dan internasional yang didukung oleh berbagai fasilitas logistik seperti gudang penyimpanan, armada truk, serta kapal Ro-Ro untuk mendukung proses distribusi secara menyeluruh.

Selain layanan freight forwarding, SELOG juga menghadirkan berbagai solusi logistik komprehensif end-to-end, antara lain:

• Trucking
• Shipping Services
• Warehousing
• Project Cargo

Seluruh layanan tersebut didukung oleh teknologi digital seperti Astra Fleet Management Solution (AstraFMS) dan Warehouse Management System (WMS) yang membantu meningkatkan efisiensi operasional serta memberikan visibilitas pengiriman secara real-time.

Informasi lebih lengkap mengenai layanan SELOG, Anda dapat mengunjungi situs resmi www.selog.astra.co.id serta follow media sosial SELOG:

• Instagram: @selog_astra
• LinkedIn: SELOG