Dokumen pengiriman barang ada beberapa jenis. Tapi yang paling umum digunakan pada berbagai moda adalah surat jalan, delivery order (DO), packing list, invoice, dan bill of lading (B/L).

Kelengkapan dokumen memastikan barang terkirim ke alamat yang sesuai, memudahkan pemeriksaan muatan, serta menjadi bukti administrasi saat ada kendala saat proses pengiriman.

Mengapa Dokumen Pengiriman Barang Penting?

Dokumen pengiriman berisi catatan transaksi dan pergerakan barang, bukti serah terima, serta referensi untuk penelusuran jika terjadi kehilangan atau kerusakan. Kelengkapan dokumen ini juga memudahkan koordinasi antara pengirim, perusahaan transportasi, gudang, serta penerima.

Meski begitu, fungsi setiap dokumen bisa berbeda. Karena itu, Anda perlu menyesuaikan dokumen dengan jenis pengiriman, ketentuan layanan, hingga persyaratan administrasi yang berlaku.

Jenis Dokumen Pengiriman Barang

Surat Jalan

Surat jalan adalah dokumen yang menyertai pengiriman barang dari lokasi asal menuju penerima. Dokumen ini membantu pengemudi dan petugas mengecek kesesuaian muatan selama perjalanan.

Secara umum, surat jalan memuat nomor dan tanggal dokumen, identitas pengirim dan penerima, alamat tujuan, jenis serta jumlah barang, informasi kendaraan, dan kolom tanda tangan penerima.

Setelah barang diterima, surat jalan yang telah ditandatangani juga bisa menjadi bagian bukti serah terima atau Proof of Delivery (POD).

Delivery Order (DO)

Delivery Order merupakan dokumen atau instruksi penyerahan barang kepada pihak yang berhak menerima atau mengambilnya. Dalam praktik logistik, istilah DO bisa memiliki fungsi berbeda, tergantung konteks pengiriman.

Pada pengiriman laut, DO berkaitan dengan otorisasi pengeluaran barang atau kontainer sesuai prosedur pelayaran dan terminal. Tapi pada distribusi tertentu, istilah DO juga sering digunakan untuk dokumen instruksi pengiriman.

Jadi, DO tidak selalu sama dengan surat jalan. Surat jalan berfokus pada penyertaan barang dalam perjalanan, sedangkan DO merupakan instruksi atau otorisasi penyerahan barang sesuai konteksnya.

Packing List dan Invoice

Packing list adalah daftar rincian barang yang dikirim. Isinya dapat mencakup nama produk, jumlah koli, berat bersih dan kotor, dimensi, serta jenis kemasan. Dokumen ini penting saat pemeriksaan muatan dan perencanaan kebutuhan armada.

Sementara invoice merupakan dokumen transaksi yang memuat informasi barang atau jasa, nilai transaksi, pihak terkait, serta ketentuan pembayarannya. Dalam pengiriman internasional, invoice juga dapat digunakan untuk mendukung proses kepabeanan sesuai ketentuan yang berlaku.

Bill of Lading (B/L)

Bill of Lading atau (B/L) merupakan dokumen penting dalam pengiriman jalur laut. Dokumen ini berfungsi sebagai tanda terima barang oleh pengangkut, bukti kontrak pengangkutan, dan pada jenis pengiriman tertentu sebagai dokumen kepemilikan barang.

Namun, tidak semua B/L memiliki fungsi sebagai dokumen kepemilikan yang dapat dialihkan. Karakteristiknya bergantung pada jenis dokumen dan ketentuan yang berlaku.

Kesalahan Administrasi yang Perlu Dihindari

Saat menyiapkan dokumen pengiriman, ada beberapa kekeliruan administratif yang bisa memicu keterlambatan, diantaranya:

• Ketidaksesuaian Data (Discrepancy): Jumlah unit pada packing list berbeda dengan kondisi fisik muatan
• Dokumen Tidak Lengkap: Pengemudi berangkat tanpa membawa lembar surat jalan atau DO yang sah
• Tanpa Tanda Terima Legal: Lupa meminta tanda tangan, nama terang, dan stempel penerima saat barang tiba di lokasi tujuan

Kelola Pengiriman Lebih Efisien dengan Layanan SELOG

Administrasi yang rapi menjadi bagian penting dari rantai pasok yang efisien. Untuk mendukung kebutuhan tersebut, bekerja sama dengan SELOG sangat membantu perusahaan mengelola pengiriman barang dengan berbagai moda transportasi.

Untuk pengiriman multimoda, SELOG menghadirkan layanan freight forwarding domestik dan internasional yang didukung oleh berbagai fasilitas logistik seperti gudang penyimpanan, armada truk, serta kapal Ro-Ro.

Sehingga proses logistik bisa tertangani secara efisien dari hulu hingga ke hilir. Anda tidak perlu lagi pusing memikirkan armada lanjutan setelah barang tiba di pelabuhan untuk menuju gudang, atau sebaliknya. SELOG siap memastikan proses supply chain bisnis Anda aman dan terencana.

Selain freight forwarding, SELOG juga menghadirkan berbagai solusi logistik komprehensif lainnya, antara lain:

• Trucking
• Shipping Services
• Warehousing
• Project Cargo

Layanan SELOG juga didukung penggunaan teknologi digital terkini yang tidak hanya memudahkan, tetapi juga efektif dan efisien bagi bisnis.

Salah satunya dengan kehadiran teknologi Astra Fleet Management Solution (AstraFMS) dan Warehouse Management System (WMS).

Informasi lebih lanjut tentang profil dan layanan SELOG, kunjungi website www.selog.astra.co.id serta follow media sosial SELOG:

• Instagram @selog_astra
• Linkedin: SELOG